| وحدة إدارة المشروعات – جامعة سوهاج |

مدونة ووردبريس عربية أخرى

نظام إدارة الجودة بوحدة إدارة المشروعات

يتم إدارة نظام الجودة بوحدة إدارة المشروعات علي عده محاور أساسيه هي :  

* محور المشروعات

1- مراجعة وتقييم الوحدة للمشروعات قبل التقدم  :

  أ-الغرض :

أن تراجع وتقيم مقترحات المشروعات قبل التقدم  أخذين فى الاعتبار الملائمة الفنية والمالية وذلك فى ضوء أهداف وموارد جامعة سوهاج .

ب-الأدوات :

  • مراجعة المقترحات وخطط التنفيذ المطلوبة والجداول الزمنية للتنفيذ من خلال  أعضاء فريق العمل الماليين والفنيين فى وحدة إدارة المشروعات بسوهاج.
  • عقد اجتماعات مع العديد من أصحاب الشأن المشتركين فى مقترح المشروع قبل خضوعه للتقييم .
  • تقييم رسمي لمختلف أوجه مقترح المشروع مستخدمين نموذج مصمم خصيصا لذلك  .
  • فتح ملف لكل مشروع يحتوى على كل الوثائق المرتبطة بمقترح المشروع .
  • يتم تقديم نتائج عمليات التقييم ضمن  تقرير الوحدة الذي يعرض علي مجلس اداره الوحدة من خلال مدير وحدة إدارة المشروعات .

2- مراجعة وتقييم الوحدة للمشروعات أثناء تنفيذ المشروع :

أ-الغرض :

أن يراجع ويقيم العمل لتحقيق أهداف المشروعات كماهو موافق عليه في مقترح المشروع وفى ضوء اهتمامات الجامعة ، وأن تراجع الإجراءات الفنية والمالية التى اتخذت عند تنفيذ المشروع

ب- الأدوات :

  • مراجعة مقترح المشروع و  خطة التنفيذ .
  • حفظ كل وثائق المشروع ورقيا و الكترونيا  .
  • يطلب من كل مشروع ان يقدم تقرير تقدم شهري لوحدة إدارة المشروعات والتي بدورها تقوم بتقييمه .
  • متابعة تسلسل مخرجات المشروعات و حفظها  ( الكتب ،الاسطوانات المدمجة ،أدوات النشر …..) بمكتبه الوحدة
  • مراجعة تقرير التقدم الدوري المقدم لمؤسسة التمويل  المالي .
  • مراجعة التقرير الدوري المالي المقدم لمؤسسة التمويل  المالي
  • زيارة موقع المشروع  وعقد اجتماعات ثنائية أو جماعية مع فريق المشروع  والمستفيدين .
  • مراجعة دورية لحالة المشروع فى الاجتماع الشهرى لوحدة ادارة المشروعات بجامعة سوهاج.
  • تقديم  تقريرنهائى لوحدة ادارة المشروعات يتم مراجعته و اعتماده  .
  • مراجعة التقرير الفنى والمالى النهائى المقدم لجهة التمويل 
  • تقديم تقييم دوري  منفصل للمشروع بالنسبة لبلورة فاعليات المشروع من خلال لجان المتابعه الفنيه.
  • كل نتائج فاعليات وتقييم المشروعات التى تكون تحت التنفيذ  يتم تقديم تقريرا بها  الي رئيس الجامعة كل ثلاثة أشهر فى التقرير المقدم من مدير وحدة ادارة المشروعات .

  ج- مراجعة وتقييم الوحدة للمشروعات بعد انتهاء المشروع  (بلورة المشروع):

أ-الغرض:

أن يقيم ويراجع أثر المشروعات القائمة فى جامعة سوهاج، وأن تراجع تقيم كفاية جهود ومساعى الاستمرارية.

ب- الأدوات:

  • تدرس وحدة ادارة المشروعات  تقييم أثر المشروعات .
  • تقوم المكاتب التمويلية بالمساهمة  المالية فى دراسات تقييم أثر المشروعات   وذلك لتقيم أثر المشروعات التى مولتها داخل جامعة سوهاج .
  • يطلب من كل مشروع أن يقدم خطة عمل قادرة على الاستمرارية بالنسبة    لخلاصة نشاط المشروع  والذى يتم تقييمه والتصديق عليه من خلال وحدة ادارة المشروعات .
  • يطلب من كل مشروع أن يقدم تقريرا نصف سنوى قادرا على الاستمرارية الى وحدة ادارة المشروعات والتى تقوم بدورها بتقييمه .
    • متابعة تسلسل الأنشطة المختلفة للمشروعات لتأكيد القدرة على المواصلة والبقاء .
    • مراجعة التقرير الدورى (الخاص بألية استمرارية المشروعات ) والذى يقدم   لمؤسسة الاعتماد المالى .
    • مراجعة التخطيط المالى لكل مشروع لتأ كيد القدرة على الاستمرارية.
    • مراجعة دورية لحالة المشروع فى الاجتماع الشهرى لوحدة ادارة المشروعات  بجامعة سوهاج .
    • يتم تقديم  تقرير لمجلس ادارة وحده المشروعات بالجامعة عن  نتائج فاعليات   وتقييم ألية الاستمرارية وتقييم أثر المشروعات وذلك فى تقرير يقدم بواسطة مدير وحدة ادارة المشروعات .

 

العمل الاداري داخل وحدة اداره المشروعات

يتم العمل الاداري داخل وحده اداره المشروعات من خلال……

  • فريق عمل متكامل يضم نخبه من المتخصصين من ذوي الخبرة و الكفاءة تم اختيارهم بما يخدم أهداف الوحدة حيث يضم فريق العمل

مسئول مالي الوحدة : صاحب الخبرة في الإدارة المالية للمشروعات و الحاصل علي العديد من الدورات التدريبية  في مجال محاسبه المشروعات سواء الممولة من البنك الدولي او الاتحاد الأوربي او محليا

محاسب الوحدة  : تم تدريبه تدريب جيد علي أعمال محاسبه المشروعات و إعداد التقارير المالية

سكرتارية تنفيذيه علي اعلي مستوي من التدريب  متخصصين في اللغة الانجليزية و الفرنسية

ميكنه العمل الاداري بالوحدة عن طريق اعداد :

  • أرشيف الكتروني من خلال مسح ضوئي للمستندات الخاصة بالوحدة
  • نظام الكتروني لتسجيل و متابعه وصول التقارير الفنية و المالية
  • ارشيف الكتروني لنمازج التقدم للمشروعات
  •  ارشيف الكتروني لنمازج التقارير الفنيه للمشروعات
  •  ارشيف الكتروني لنمازج التقارير الماليه للمشروعات

استخدام وسائل الحفظ الالكتروني بالاضافه للحفظ الورقي مثال ذلك  :

حفظ الكتروني لمكاتبات الوحدة ( الصادر و الوارد ) بجانب الحفظ الورقي

 حفظ الكتروني للتقارير المالية للمشروعات بجانب الحفظ الورقي

 حفظ الكتروني لمحاضر جلسات مجلس ادارة الوحدة 

جميع الحقوق محفوظة 2017 | وحدة إدارة المشروعات – جامعة سوهاج | - مدونة ووردبريس عربية أخرى
-